Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Für unsere Kunden (Immobilienmakler etc.) agieren wir im Rahmen der Leistungserbringung (z.B. bei der Verarbeitung von Lead-Daten) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist in diesem Fall der Verantwortliche. Details regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

2. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname
• Geschäftsdaten: Immobilieninformationen, Kundendaten, Lead-Informationen
• Kommunikationsdaten: Gesprächsaufzeichnungen, Chat-Verläufe, E-Mail-Korrespondenz
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Informationen, Gerätedaten
• Nutzungsdaten: Besuchte Seiten, Klickverhalten, Nutzungsstatistiken
• Zahlungsdaten: Rechnungsinformationen (verarbeitet durch Stripe)

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb unserer KI-Sprachagenten-Services
• Kundenkommunikation und Support
• Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung
• Verbesserung unserer Services und Technologie
• Marketing und Kundenakquise (mit Einwilligung)
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Schutz vor Missbrauch und Betrug

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung für Marketing und optionale Services
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Betrieb der Website, Sicherheit)

5. Datenübertragung an Drittanbieter

5.1 KI- und Sprachverarbeitungs-Services

Diese Dienste sind Kern unserer Leistung und verarbeiten Gesprächsinhalte zur Analyse und Spracherzeugung.

• OpenAI, LCC (USA): Wird für die Transkription und Analyse von Gesprächen genutzt. Weitere Informationen: OpenAI Datenschutzerklärung
• Google Ireland Limited (Irland): Wird für KI-Sprachmodelle und Datenanalyse verwendet. Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung
• ElevenLabs Inc. (USA): Dient der hochwertigen Sprachsynthese zur Erzeugung der KI-Stimme. Weitere Informationen: ElevenLabs Datenschutzerklärung

5.2 Technische Infrastruktur und Zahlungsabwicklung

• Vercel Inc. (USA): Für das Hosting unserer Website und Applikation. Weitere Informationen: Vercel Datenschutzerklärung
• Stripe, Inc. (USA): Zur sicheren Abwicklung von Zahlungen. Wir speichern keine Kreditkartendaten. Weitere Informationen: Stripe Datenschutzerklärung
• Calendly, LLC (USA): Zur einfachen und effizienten Terminplanung. Weitere Informationen: Calendly Datenschutzerklärung

5.3 Datenübertragung außerhalb der EU

Bei der Übertragung von Daten in Länder außerhalb der EU (wie die USA) stützen wir uns auf geeignete Garantien, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Dies geschieht in der Regel durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission mit den jeweiligen Dienstleistern.

6. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien für folgende Zwecke:

• Notwendige Cookies: Grundfunktionen der Website
• Funktionale Cookies: Verbesserung der Nutzererfahrung
• Analytische Cookies: Website-Analyse und Optimierung
• Marketing-Cookies: Personalisierte Werbung (mit Einwilligung)

Für den Einsatz von nicht-essenziellen Cookies und Tracking-Technologien holen wir über ein Cookie-Consent-Tool Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Sie können Ihre Auswahl jederzeit anpassen oder widerrufen.

7. Verarbeitung von Sprach- und Audiodaten (KI-Services)

Unsere KI-basierten Sprachagenten-Services beinhalten die Verarbeitung von Sprach- und Audiodaten. Hier informieren wir Sie transparent über die Details:

• Kernfunktion Transkription: Gespräche werden transkribiert, um Ihnen die Inhalte zur Verfügung zu stellen. Dies ist eine Kernfunktion des gebuchten Services.
• Löschung von Aufnahmen: Sprachaufnahmen werden nach erfolgter Transkription und spätestens innerhalb von 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Einwilligung zur längeren Speicherung: Sofern eine Aufbewahrung der Sprachaufnahme über die Transkription hinaus (z.B. für Ihre eigenen Archivierungszwecke) gewünscht ist, werden Sie im Gespräch explizit um Ihre Einwilligung gebeten. Ohne Einwilligung erfolgt die Löschung unmittelbar nach Abschluss der Transkription für Ihr Unternehmen.
• Kein Training von KI-Modellen: Ihre Sprach- und Geschäftsdaten werden zu keinem Zeitpunkt für das Training unserer oder fremder KI-Modelle verwendet, es sei denn, Sie erteilen hierzu eine separate, ausdrückliche Einwilligung für spezifische Zwecke.
• Datensicherheit: Alle Sprachdaten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, gemäß den in Abschnitt 10 genannten Sicherheitsstandards.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen der Kernfunktionen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für darüber hinausgehende Speicherungen ist es Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie notwendig:

• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. aus HGB und AO).
• Gesprächsaufnahmen (Audio): Werden unmittelbar nach der Transkription gelöscht, spätestens jedoch nach 30 Tagen, sofern keine explizite Einwilligung des Kunden zur längeren Aufbewahrung vorliegt.
• Gesprächstranskripte (Text): Stehen dem Kunden während der Vertragslaufzeit zur Verfügung und werden nach Vertragsende oder auf Wunsch des Kunden gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Marketing-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung durch Sie.
• Server-Logs: Werden aus Sicherheitsgründen für maximal 14 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.

Ihr Recht auf Löschung: Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen. Wir informieren Sie regelmäßig über dieses Recht und setzen Löschungsanfragen umgehend um, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Information über verarbeitete Daten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Übertragung Ihrer Daten
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf der Einwilligung: Jederzeit möglich für einwilligungsbasierte Verarbeitung
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (z.B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit).

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Unsere KI-Analysen dienen der Unterstützung und Vorbereitung von Informationen für unsere Kunden, die letztendliche Entscheidung verbleibt jedoch stets beim menschlichen Nutzer.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Sichere Server-Infrastruktur mit regelmäßigen Updates
• Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Backup-Systeme und Disaster Recovery
• Schulung aller Mitarbeiter im Datenschutz
• Minimierung der Datenspeicherung nach dem "Privacy by Design"-Prinzip

12. Minderjährige

Unsere Services richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Minderjährigen ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

15. Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte verantwortliche Stelle:

Wir bearbeiten Ihre Anfrage umgehend und spätestens innerhalb von 30 Tagen.